Komunikasi Bisnis (Week 2)
Tugas Kelompok
Materi 6-8
Materi 6-8
BAB 6 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaan pesan bisnis adalah proses
komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan
tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai
kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus
dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan
juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan
selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara
mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming
dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR
(Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan
journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan
beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian,
emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu
lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi
pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran
mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal
langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang
mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah
strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan
bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang
difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis
Yang termasuk perencanaan pesan-pesan
bisnis adalah :
1. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti halnya
proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan
musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga
proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan
revisi.
2. Perencanaan
Beberapa hal perlu diperhatikan dalam
perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran
yang digunakan.
3. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya
dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan
kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
4. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah
kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur
kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan
tersampaikan sesuai perencanaan.
5. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan
bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan
hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan
organisasi.
6. Mengapa tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi
akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
- keputusan untuk meneruskan pesan
- keputusan untuk menanggapi audiens
- keputusan untuk memusatkan isi pesan
7. Tujuan komuikasi bisnis.
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi
bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi
8. Cara menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang
telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat
pertanyaan berikut.
- apakah tujuan tersebut realistik
- apakah waktunya tepat
- apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
- apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan
9. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud
dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang
akan dihadapi.
1. Cara mengembangkan profil audiens.
Mengembangkan suatu profi audiens boleh
dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak
akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah
dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini
komunikator perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
- menentukan ukuran serta komposisi audiens
- siapa audiens
- reaksi audiens
- tingkat pemahaman audiens
- hubungan komunikator dengan audiens
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan
informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan
menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi
kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;
- cari apa yang diingikan oleh audiens
- antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
- berikan semua informasi yang diperlukan
- pastikan bahwa informasinya akurat
- tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional
audiens
Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau
mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah
dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan
dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah
dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan
argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan
pendekatan emosi.
10. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens
delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis
akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal
penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :
1. Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik curah pendapat yang dapat
digunakan antara lain :
- storyteller’s tour
- random list
- cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
- journalist approach
5.
quetion and answer approach
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens
hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan
disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak
terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan
diterima oleh audiens.
11. Seleksi saluran dan media
Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat
disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan
adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah
sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan
adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa
isyarat mereka.
2. Komunikasi Tertulis
Salah satu kelebihan komunikasi tertulis
adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan
– pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan
kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.
Kesimpulan
Dapat diambil kesimpulan bahwa dalam
penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga hal yaitu perencanaan,
komposisi, dan revisi. Langkah lain dalam penyusunan pesan-pesan bisnis adalah
dengan menentukan ide pokoknya. Ide pokok merupakan rangkuman pesan-pesan yang
disampaikan. Selain itu dalam merencanakan pesan-pesan bisnis perlu juga
dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.
SUMBER:
BAB 7 Pengorganisasian dan Revisi pesan pesan bisnis
Ketrampilan Merevisi Pesan
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda
dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal),
seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat-surat
bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup.
Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung
dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan
mupun format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya,
pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis
yang disampaikan secara lisan.
1. Pesan – pesan
Bisnis Tertulis.
a. Mengedit isi dan
cara pengorganisasiannya
Pada face awal pengeditan, perlu perhatian
secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan
tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa
pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada
pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama
mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
b. Mengedit mekanik
atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi,
pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan
pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis
yang mencakup antara lain:
1) Susunan kalimat
yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga
mudah dipahami dengan baik.
2) Penggunaan
kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf
kapital).
3) Penulisan tanda
baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma,
tanda tanya, dan tanda seru).
4) Perhatikan makna
keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan
mudah.
5) Perhatikan
pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat
menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.
c. Mengedit format
dan layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan
bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping
melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis,
dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.
Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan,
dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang
membacanya.
2. Pesan – pesan
bisnis lisan
Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang
disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan
pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing)
seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik.
Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian
pesan
Mencakup 3 poin penting, yaitu:
1) Pembuka
(misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
2) Penyampaian
substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
3) Penutup
(misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam
penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada
yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes,
dan tidak monoton.
2.2. Pemilihan
Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan –
pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar
dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya,
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata
yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama
untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman
yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga
mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata
yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
2.3. Membuat
Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu
diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.
Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan
predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan
oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang
dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga jenis
kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki
sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat
dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih
klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara
mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan
suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan
induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan,
sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan
alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat
digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau
gagasan umum.
b). Perbandingan
(Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan
cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan
pemikiran yang lain.
c. Pembahasan
Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap
suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi
pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi
lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan
Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang
sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting
bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat
namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan
kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata
ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang
lainnya, dan jelas.
2.4. Menulis
Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa
“tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada
kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak
benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena
dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir
dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan
baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana
semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.
2.5. Memproduksi
Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi,
gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang
pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik
atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar
dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias
dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word,
desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
BAB III
PENUTUP
3.1. Simpulan
Pesan-pesan bisnis merupakan salah satu hal
yang sangat vital dalam proses pelaksanaan bisnis, karena di dalamnya
terkandung informasi-informasi yang dapat dijadikan sumber referensi perusahaan
dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya. Tak jarang bentuk pesan bisnis tersebut
terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian sehingga menimbulkan banyak hambatan
informasi. Oleh karena itu, bertindak untuk merevisi pesan-pesan bisnis
tersebut adalah cara yang terbaik untuk dilakukan. Revisi merupakan langkah
terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan
bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya
penyampaiannya, maupun format penulisannya
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan
pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain
memilih kata yang sudah familliar/sudah dikenal secara umum,singkat, dan
hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda. Penulisan pesan-pesan bisnis
yang paling efektif akan mencangkup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga
jenis kalimat yaitu kallimat sederhana,majemuk,kompleks. Kalimat-kalimat yang
singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens anda dalam
memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan bisnis.
Dalam mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan
dengan berbagai macam cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi,
perbandingan, pembahasan mengenai sebab akibat, melakukan klasifikasi, dan
pembahasan mengenai pemecahan masalah (problem solving). Pusatkan
perhatian pada ide tunggal dan usahakan untuk setiap paragraf singkat saja.
SUMBER:
Kelompok 4
*Heni Widyastuti
*Maharani Ramadhani
*Santika Kurnia Dewi
*Shakti Silpama
*Siti Masitoh
Komentar
Posting Komentar